Skip to main content

Processing of (personal) data by the entity in charge of the online application process

Datenschutzhinweise für Mitarbeitende und Bewerbende
Der Schutz Ihrer Daten ist ein wichtiger Teil unserer Zusammenarbeit als Arbeitgeber und Arbeitnehmer*in (bzw. Bewerbende) und nicht nur gesetzliche Anforderung. Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick geben über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und Ihre damit zusammenhängenden Rechte. Grundsätzlich verarbeiten wir nur jene Informationen, die im Einzelnen auch wirklich benötigt werden. Sollten Sie hierzu Fragen haben, wenden Sie sich gerne an die Unternehmensleitung oder unseren Datenschutzbeauftragten! Verantwortlicher für die Datenverarbeitung & Datenschutzbeauftragte ist:

Verantwortlich ist:

Bilendo GmbH
Florian Kappert
Fürstenfelder Straße 9
80331 München
Tel.: 0049 (0)89 244132100
E-Mail: datenschutz@bilendo.de

Der Datenschutzbeauftragte von unserem Unternehmen ist
RA Wolfgang Steger
Am neuen Weg 21
82041 Oberhaching
Tel: 0178/7714857
Mail: steger@ra-steger.info

Welche Quellen und Daten nutzen wir?
Wir verarbeiten insbesondere Daten, die wir von unseren Mitarbeitenden direkt erheben, dies sind:

  • Bewerber-Kontaktdaten (Name, Adresse, Telefon, E­-Mail)
  • Bewerbungsunterlagen
  • Mitarbeiter-Kontaktdaten (Name, Adresse, Geburtsdatum, Telefon, Bankverbindung, E-Mail)
  • Beschäftigungsverträge bzw. Vertragszusätze
  • Steuerdaten (Steuerklasse, Freibeträge, ggf. Religionszugehörigkeit)
  • Gehaltspfändungen bzw. -abtretungen
  • Mitarbeiter-Aufklärungen und Unterweisungen
  • Abmahnungen zur Vertragserfüllung
  • Bestätigungen zu Pflicht-Untersuchungen nach Arbeitssicherheit/ JSchG
  • Fortbildungsbescheinigungen zu betrieblich finanzierten Fort-/ Weiterbildungen bzw. Pflicht­-Qualifikationen
  • Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
  • Zeitraum und Zweck der Abwesenheit (Fehlzeiten, Krankheit)
  • Gehaltsinformationen Schwangerschaftsinformationen (Meldung, Zeitraum Mutterschutz)
  • Elternzeitinformationen (Meldung, Geburtsurkunde des Kindes, Zeitraum Elternzeit)
Zweck der Verarbeitung und Rechtsgrundlage
Wir verarbeiten personenbezogene Daten in Übereinstimmung mit den Bestimmungen der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) in der aktuell gültigen Fassung zum Zwecke der Begründung, Durchführung und Beendigung Ihres Arbeitsverhältnisses sowie zur Erstellung von Unternehmensunterlagen, Berichten o.ä.

A. Aufgrund Ihrer Einwilligung (Art 6 Abs. 1a EU­ DSGVO)
Die Verarbeitung erfolgt aufgrund Ihrer Einwilligung, wenn wir Ihnen zuvor die exakten Zwecke der Verarbeitung mitgeteilt haben.

B. Zur Erfüllung vertraglicher Pflichten (Art 6 Abs. 1b EU­ DSGVO) Die Verarbeitung von Daten erfolgt auf Grund gesetzlicher Vorgaben, um den geschlossenen Arbeitsvertrag und die damit verbundenen Pflichten zu erfüllen.

C. Im Rahmen der lnteressensabwägung (Art 6 Abs. 1f EU­ DSGVO)
Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Vertragserfüllung hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten, insbesondere:
  • Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten
  • Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs unserer Praxis
  • Maßnahmen zur Geschäftssteuerung, Qualitätsmanagement und der Optimierung unserer Prozesse
D. Auf Grund gesetzlicher Vorgaben (Art 6 Abs. 1c DSGVO)
Wer bekommt meine Daten?

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten Mitarbeitende Zugriff auf jene Daten, die diese zur Erfüllung Ihrer betrieblichen Aufgaben benötigen. Auch von uns eingesetzte Erfüllungsgehilfen können zu den vorgenannten Zwecken Daten erhalten. Dies sind auch Unternehmen und Dienstleister in den Bereichen IT­ Dienstleistungen, Steuerberatung, Rechtsberatung.
Nach gesetzlichen Maßgaben sind wir zur Übermittlung von ausgewählten Daten, u. a. an gesetzliche Krankenversicherungen, Sozialversicherungen, Berufsgenossenschaften, Berufskammern, Aufsichtsbehörden und Finanzämter verpflichtet.

Weitere Datenempfänger können diejenigen Stellen sein, für die Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben oder an die wir auf Grund der Interessenabwägung befugt sind, personenbezogenen Daten zu übermitteln.

Wie lange waren meine Daten gespeichert?
Bei der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten orientieren wir uns an Anforderungen zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten. Sind Ihre Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Anforderungen (u. a. steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten) nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht.

Ihre Datenschutzrechte

Jede betroffene Person hat folgende Rechte hinsichtlich ihrer personenbezogenen Daten:
  • Auskunft gem. Art. 15 EU-DSGVO iVm §34 BDSG
  • Berichtigung gem. Art. 16 EU-DSGVO
  • Löschung gem. Art. 17 EU-DSGVO iVm §35 BDSG
  • Einschränkung der Verarbeitung gem. Art. 18 EU-DSGVO
  • Datenübertragbarkeit gern. Art. 20 EU-DSGVO
  • Zum Beschwerde und Widerspruchsrecht, vgl. nachstehend genauer
Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht (Art 77 EU­ DSGVO iVm §19 BDSG) bei der Datenschutzaufsichtsbehörde Bayerisches Landesamt für Datenschutz

Promenade 27
91522 Ansbach
Tel. +49 (0)981 53 1300,
E-Mail: poststelle@lda.bayern.de;
Online: https//www.lda.bayern.de/de/beschwerde.html

Gibt es eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?
Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens bzw. dem Abschluss und der Durchführung eines Arbeitsvertrages müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten zur Verfügung stellen, die für die Aufnahme, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses und zur Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind. Ohne diese Daten sind wir in der Regel nicht in der Lage, eine Beschäftigungsverhältnis zu begründen, durchzuführen oder zu beenden.


Online-Terminvereinbarung
Für unsere Online-Terminverwaltung nutzen wir den Online-Dienst der meetergo GmbH, Hansaring 61, 50670 Köln (im Folgenden "meetergo"), der es Bewerbenden ermöglicht, Termine mit dem People & Culture-Team zu vereinbaren, indem die Bewerbenden Ihren Terminwunsch und die im Rahmen des Prozesses abgefragten personenbezogenen Daten (Vor - und Zuname, Kontaktdaten wie E-Mail-Adresse und Telefonnummer) über meetergo eingeben. Die eingegebenen Daten werden auf den Servern der meetergo GmbH gespeichert und verarbeitet. Dies erfolgt einzig zum Zweck der Bearbeitung Ihres Terminwunsches. Dabei findet die Datenschutzerklärung der meetergo GmbH Anwendung, die Sie unter folgendem Link finden: https://www.meetergo.com/de/datenschutz/. Wir haben mit meetergo einen entsprechenden Auftragsdatenverarbeitungsvertrag geschlossen. Die Datenverarbeitung erfolgt auf geschützten Servern in Deutschland.

Ihre Kontaktdaten geben wir nicht an Dritte weiter, es sei denn, Sie haben Ihre Einwilligung dazu erteilt oder uns aufgrund gesetzlicher Bestimmungen und/oder behördlicher oder gerichtlicher Anordnung eine Pflicht dazu.

Wir löschen Ihre angegebenen personenbezogenen Daten nach Ablauf von 6 Monaten, es sei denn Ihr Terminwunsch liegt weiter in der Zukunft; in diesem Fall löschen wir Ihre Daten innerhalb einer angemessenen Frist nach dem Terminwunsch.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO.

Informationen über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 EU-DSGVO
Sofern Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten erteilt haben (Art. 6 Abs. 1a EU­ DSGVO), können Sie diese jederzeit uns gegenüber widerrufen. Dies gilt auch für Einwilligungserklärungen, die vor Gültigkeit der EU-DSGVO, also vor 25. Mai 2018, erteilt wurden. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt, ein rückwirkender Widerruf ist also nicht möglich.
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die auf Grund von Art. 6 Abs. 1f EU-DSGVO (lnteressensabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen.
Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Der Widerspruch kann formfrei mit dem Betreff „Widerspruch" unter Angabe Ihres Namens bzw. des Namens der vertretenen Person, Ihrer Adresse und Ihres Geburtsdatums bzw. des Geburtsdatums der vertretenen Person erfolgen und sollte gerichtet werden an

Bilendo GmbH
Fürstenfelder Straße 9
80331 München
Tel.: 0049 (0)89 244132100
E-Mail: datenschutz@bilendo.de


________________________________________

Processing of (personal) data by the operator of the recruitment website

General information

This recruitment website is operated by Personio SE & Co. KG, which offers a human resource and candidate management software solution (https://www.personio.com/legal-notice/). Data transmitted as part of your application will be transferred using TLS encryption and stored in a database. The sole controller of this data within the meaning of article 24 of the GDPR is the enterprise carrying out this online application process. Personio’s role is limited to operating the software and this recruitment website and, in this context, being a processor under article 28 of the GDPR. In this case, the processing by Personio is based on an agreement for the processing of orders between the controller and Personio. In addition, Personio SE & Co. KG processes further data, some of which may be personal data, to provide its services, in particular for operating this recruitment website. We will refer to this in more detail below.

The controller

The controller under data protection law is:
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München
Tel.: +49 (89) 1250 1004
Entry in the commercial register
Commercial register entry number: HRA 115934
Registration Court: Amtsgericht München
Data Protection Officer contact: privacy@personio.com

Access logs (“server logs”)

Each access to this recruitment website automatically causes general protocol data, so-called server logs, to be collected. As a rule, this data is a pseudonym and thus does not allow for inferences about the identity of an individual. Without this data, it would, in some cases, be technically impossible to deliver or display the contents of the software. In addition, processing this data is absolutely necessary under security aspects, in particular for access, input, transfer, and storage control. Furthermore, this anonymous information can be used for statistical purposes and for optimizing services and technology. In addition, the log files can be checked and analyzed retrospectively when unlawful use of the software is suspected. The legal basis for this is §25 subsection 2 Sentence 2 TDDDG. Generally, data such as the domain name of the website, the web browser and web-browser version, the operating system, the IP address, as well as the timestamp of the access to the software is collected. The scope of this log process does not exceed the common log scope of any other site on the web. These access logs are stored for a period of up to 7 days. There is no right to object to this.

Error logs

So-called error logs are generated for the purpose of identifying and fixing bugs. This is absolutely necessary to ensure we can react as quickly as possible to possible problems with displaying and implementing content (legitimate interest). As a rule, this data is a pseudonym and thus does not allow for inferences about the identity of an individual. The legal basis for this is §25 subsection 2 Sentence 2 TDDDG. When an error message occurs, general data such as the domain name of the website, the web browser and web-browser version, the operating system, the IP address, as well as the timestamp upon occurrence of the respective error message and/or specification is collected. These error logs are stored for a period of up to 7 days. There is no right to object to this.

Use of cookies

So-called cookies are used on parts of this recruitment website. They are small text files which are stored on the device with which you access this recruitment website. As a general rule, cookies serve the purpose of ensuring secure access to a website (“absolutely necessary”), implementing certain functionalities such as standard-language settings (“functional”), improving the user experience or the performance of the website (“performance”), or placing targeted advertisements (“marketing”). On this recruitment website, we generally use only cookies that are absolutely necessary, functional or performance-related, in particular for implementing certain default settings such as language, for identifying the job advertising channel, or for analyzing the performance of a job advert via which a user accessed this recruitment website. The use of cookies is absolutely necessary for providing our services and thus for the performance of the contract (article 6 (1) b) of the GDPR). Period of storage: up to 1 month or until the end of the browser session Right to object: You can determine via your browser settings whether you allow or object to the use of cookies. Please note that deactivating cookies may result in limited or completely blocked functionalities of this recruitment website.

Rights of data subjects

If Personio SE & Co. KG as the controller processes personal data, you as the data subject have certain rights under Chapter III of the EU General Data Protection Regulation (GDPR), depending on the legal basis and the purpose of the processing, in particular the right of access (article 15 of the GDPR) and the rights to rectification (article 16 of the GDPR), erasure (article 17 of the GDPR), restriction of processing (article 18 of the GDPR), and data portability (article 20 of the GDPR), as well as the right to object (article 21 of the GDPR). If the personal data is processed with your consent, you have the right to withdraw this consent under article 7 III of the GDPR. To assert your rights as a data subject in relation to the data processed for the purpose of operating this recruitment website, please refer to Personio SE & Co. KG’s Data Protection Officer (see item B).

Concluding provisions

Personio reserves the right to adjust this data privacy statement at any point in time to ensure that it is in line with the current legal requirements at all times, or in order to accommodate changes in the services offered, for example when new services are introduced. In this case, the new data privacy statement applies to any later visit of this recruitment website or any later job application.